أفضل طرق إدارة الاجتماعات لتكون محترف

تعمل الاجتماعات على تعزيز وتقوية الكفاءة والإنتاجية بشكل كبير، عندما تكون الآراء متشابهة والجميع متفق مع بعضه البعض، فيصبح إنجاز أصعب المهام سهل للغاية، ولكن على أرض الواقع.

الأغلبية العظمى من الموظفين ينظرون إلى الاجتماعات على إنها مضيعة للوقت وإن معظمها أو جميعها تكن غير مثمرة وغير مجدية ولا تضيف أي شيء جديد.

تعريف طرق ادارة الاجتماعات

• هي القدرة على التخطيط للاجتماع ووضع جدول أعمال مناسب ومميز، والقدرة على إدارة الاجتماع بفعالية والحصول على نتائج جيدة.
• وفقاً للدراسات التي أجريت تم الاشارة إلى أن يوجد نسبة 30% من وقت الموظف يتم قضاؤه في الاجتماعات.
• لابد من استغلال ذلك الوقت في جمع العديد من التفاصيل والمعلومات الكافية حول ما يرغب المدير في مناقشته مع موظفيه داخل الاجتماع.

هناك نوعان من التفاصيل المهمة التي لابد من الأخذ بها قبل إجراء الاجتماعات وهي تتضمن:

• التخطيط الشامل بشكل جيد وناجح للأنشطة قبل عقد الاجتماع وحجز الاجتماع الفعلي.
• القيادة التي تتميز بالكفاءة العالية أثناء الاجتماع نفسه.

ولا يفوتك أيضًا:- أنواع المنظمات الدولية الحكومية وغير الحكومية

أن إدارة الاجتماعات الجدية والماهرة تؤدي إلى اجتماعات فعالة ومثمرة النتائج.

ما هي أفضل طرق ادارة الاجتماعات

توجد بعض النصائح التي توضح ماهي أفضل طرق ادارة الاجتماعات لتكون محترف بغرض زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت والمال ومنها:

• تحديد هدف واضح ومعين، فلابد من تحديد الأفكار والأهداف التي تجعلك تعقد هذا الاجتماع في ذلك الوقت.
• عقد الاجتماعات خارج المكتب، تغيير المكان من الأمور التي تعيد الطاقة والنشاط وتعمل على توليد أفكار جديدة للموظفين.
• عندما تجد انخفاض الطاقة بين الجميع والشعور بالملل عليك أن تباشر بالتجديد وعقد اجتماعك خارج المكتب.
• إعداد جدول أعمال قبل الاجتماع، يجب أن تكن مستعداً قبل بدء الاجتماع بتقديم جدول أعمال لجميع المشاركين.
• لابد أن يتضمن ذلك الجدول الموضوعات التي سوف تناقش في الاجتماع والأشخاص الذين سوف يحضرون الاجتماع ووقت ومكان الاجتماع.
• لاتجعل الأشخاص ينتظرون مجيئك كثيراً؛ فلا تتأخر عن حضور موعد الاجتماع.
• بالإضافة إلى ذلك يجب ترك مساحة للإبداع، ولابد من توليد الأفكار الجديدة وفتح باب المناقشة أثناء الاجتماع.
• تعتبر تلك الاجتماعات من النوع البناء والناجح والتي يتم الإبداع من خلالها ويحدث ذلك عند مشاركة الجميع بالأنشطة والأفكار.

يمكنك الإطلاع على:- كيفية ادارة وتصفح الملفات والمستندات على الهاتف

من أهم عوامل نجاح الاجتماعات هو تحديد الهدف وترتيب الأفكار.

أفضل طرق تنظيم الاجتماعات لتكون محترف

• لابد أن يقوم منظمي الاجتماعات بالعثور على غرفة اجتماعات مناسبة لاحتياجاتهم الضرورية.
• في غضون ذلك يجب أن تكون مناسبة من حيث الحجم والمعدات والموقع وطلب تقديم الطعام أو الخدمات الأخرى.
• يجب التأكد من إضافة التكلفة الصحيحة للفواتير وأخبار موظفي الاستقبال بـ الزوار المتوقع حضورهم.
• الاجتماعات لا تقتصر فقط على الوقت الفعلي لها ولكن يتم تضمين العديد من الوحدات التنظيمية في الإعداد لذلك الاجتماع.

أنواع الاجتماعات

• قبل التخطيط لعقد الاجتماع لابد من تحديد نوع الاجتماع.
• يوجد فرق كبير بين اجتماع الحالة الأسبوعي و الاجتماع الطارئ الذي يتطلب إجراء بشكل عاجل.

من ضمن أنواع الاجتماعات تلك:

اجتماعات تحديث الحالة:

• هدف تلك الاجتماعات هو معالجة أي خلل حدث في الاتصال.
• لكنه قد يسبب إضاعة كمية كبيرة من الوقت في فعل نفس الشيء أو تكراره مرة أخرى.
• تستخدم الشركات ذلك النوع من الاجتماعات لمعالجة أي مشاكل قد تحدث.

اجتماعات صنع القرار:

• يدور ذلك النوع من الاجتماعات حول جمع أكبر قدر من المعلومات.
• يتم التوصل فيه إلى الحلول الممكنة والتصويت على أفضلها للوصول إلى القرار السليم.
• يمكن أن تأخذ تلك الاجتماعات الكثير من الوقت للوصول إلى قرار معين وصائب.

اجتماعات حل المشكلات:

• تعتبر اجتماعات حل المشكلات لها هدف معين ومحدد.
• لا يوجد اجتماع مخطط وقياسي لحل المشكلات وذلك يعتمد بدوره على الفريق والمنظمة.
• على الرغم من ذلك يعتبر ذلك النوع من الاجتماعات مهم للغاية.
• ينتمي هذا النوع إلى الاجتماعات الطارئة التي تحتاج إلى وضع حل بشكل سريع.

شاهد المزيد:- تنمية مهارات التواصل الإجتماعي في التعليم

كيفية ادارة الاجتماعات

• الاجتماعات الناجحة التي تؤدي إلى نتائج مثمرة وفعالة لم تأتي من فراغ ولكن يوجد تخطيط سليم ومحكم لها.
• في سياق ذلك، عليك أن تكون مستعداً وأن تقوم بالتحضير الجيد للاجتماع قبل انعقاده.
• يتم ذلك عن طريق تحضير جدول الأعمال الخاص بالاجتماع والأفكار المطروحة به.
• قبل كل شيء إذا قمت بتوزيع ذلك الجدول على الذين سوف يحضرون الاجتماع؛ فسوف يؤدي ذلك إلى زيادة فعالية المشاركين في الاجتماع.
• بالتأكيد سيتم ذلك بشكل إيجابي مع طرح الأفكار ومناقشتها بشكل جيد ويتم وضع الحلول الممكنة.
• التقليل من عدد الاجتماعات أفضل من الاجتماعات الكثيرة التي لا تهدف إلى شيء.
• نتيجة لذلك من الممكن أن يكون لديك اجتماعات أقل ولكنها أفضل.
• أعقد الاجتماع فقط عندما يكون الأمر ضروري ويحتاج إلى ذلك.
• كما أنه عليك أنتقاء من يحضر الاجتماع حدد فقط أكبر عدد ممكن من المشاركين لإنجاز المهمة.
• لا تقوم باستبعاد بعض الأشخاص الذين من الممكن أن يكون لديهم أفكار جيدة لمجرد ترتيبهم في المنظمة أو لأنماط حياتهم أو معتقداتهم أو مظهرهم.
• احرص على التفكير في الشمولية وليس الإقصاء، وعليك أن تجعل الاجتماع يدور حول الموضوع الذي قمت بتحديده فقط.

لا تهدر الوقت في مواضيع جانبية ليست لها أهمية.