طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية

في بعض الأحيان يحتاج الكثير من الناس كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية مُعينة، بشأن أمر ما مثل تقديم شكوى أو بهدف الحصول على الموافقة على طلب معين، أو لقضاء حاجة وأيضًا للتقدم لعمل تم الإعلان عنه

وفي هذه الحالات يجب على الشخص المطلوب منه الخطاب أن يلتزم بصيغة محددة، وشكل معين لكتابة هذا الخطاب، فمن المعروف أن تلك الأنواع من الخطابات، تكون رسمية إلى حد كبير وتتطلب مواصفات معينة.

طريقة كتابة خطاب رسمي

عندما يتطلب منا الأمر أن نقوم بكتابة خطاب رسمي، فإنه يجب علينا الالتزام ببعض القواعد والعبارات المعروفة داخل المصالح الحكومية، ويمكن أن نعرضها في النقاط الآتية:

كيفية كتابة الخطاب

• بشكل عام نبدأ بالتحية والسلام كالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته تحية طيبة وبعد.
• يذكر في نهاية الفقرة اسم الشخص أو المصلحة الحكومية الموجه إليها الخطاب.
• ثم نبدأ في كتابة موضوع الخطاب.
• نلتزم بأن يكون مضمونه جاد ودقيق، وذلك بأن يكون قدر المستطاع قائم على الاختصار والوضوح، بحيث يسهل على القارئ فهم المراد من الخطاب.
• لابد من تقسيمه إلى نقاط إن كان يحتوي على عدة مطالب أو عدة بنود.
• يُكتب عنوان الشخص أو الجهة المرسل إليها بشكل مفصل، لكي يتم وصول الخطاب بطريقة صحيحة.
• وفي الخاتمة نكتب تحية طيبة وجزيل الشكر للجهة المرسل إليها الخطاب، وفي أسفلها نذكر عبارة (مرسلة لسيادتكم..) ونتأكد من وضع الإمضاءات والأختام المطلوبة للقبول.

كتابة الخطاب الرسمي بالخطوات

عند الرغبة في كتابة خطاب رسمي يجب الالتزام بعدة خطوات بسيطة، وهي كالتالي:

• عند البدء في كتابة خطاب رسمي يجب توضيح جميع المصطلحات الغامضة، والغير مفهومة المكتوبة داخل الخطاب.
• لكي يتم فهم المطلوب من الخطاب من قبل الجهة المرسل إليها وتستطيع تنفيذه.
• يجب أن يعتمد كاتب الخطاب في مضمون كتابته على عامل الإقناع، فهو من أحد أهم العوامل التي يلزم توفرها.
• إذا توفر هذا العامل فإن هذا يسرع من تنفيذ المطلوب منه.
• يراعى ترك مسافة بين كل كلمة وأخرى في هذا الخطاب.
• إذا كانت الكتابة بخط اليد فيلزم توضيح كل كلمة وحرف مكتوب، حتى يسهل فهمها.

كتابة التحية في الخطاب

• التحية هي أهم عنصر يجب كتابته في أول الخطاب.
• تُعد مقدمة ترحيب الجهة التي ستقوم باستلام.
• من اللازم أن يتم ترك مسافة تتراوح ما بين سطر ونصف إلى سطرين، بين عنوان الخطاب وبين هذه التحية.
• يجب أن تكون كلمات التحية من جمل بسيطة ومعبرة.
• يوجد الكثير من الجمل والكلمات اللطيفة والمعبرة عن التقدير والتحية لأي فرد، والمناسبة لأي خطيب سواء كان موجهًا جهة حكومية أو شخص معين.

يُمكنك الإطلاع على الآتي: نموذج كتابة خطاب رسمي

ما يراعى في كتابة الخطاب للجهة الحكومية

هناك بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطابات الرسمية،والتي من أبرزها ما يأتي:

• يجب مراعاة المصداقية في الكلام والمعلومات المقدمة في الخطاب.
• الابتعاد بقدر المستطاع عن الألفاظ الجمالية والمحسنات البديعية، كذلك قول أبيات الشعر وعدم الخروج عن المضمون، والتطرق إلى مواضيع أخرى.
• لابد من مراعاة الإيجاز في الكلام مع شرح وتوصيل المطلوب بشكل جيد، وهذا يُعتبر من أهم ميزات الكتابة الرسمية.
• يجب ترك الأسلوب العاطفي والشخصي، الكتابة بأسلوب جيد يتحلى بالجدية في طلبات الخطاب.
• لابد من مراعاة تقسيم المواضيع بداخله، وذكر الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة وعدم تكرار الكلام.
• الرد على الخطاب يجب أن يتم الرد بالتسلسل، أي يكون الرد على كل نقطة وردت فيه على حدة.
• يفضل قبل البدء في كتابته أن يكون الكاتب على علم ببعض المعلومات الخاصة بموضوع الخطاب، وذلك يُساعد في قبوله وقراءته بشكل أسهل والرد عليه سريعًا.
• أيضًا يفضل أن يكون على علم من هدف كتابة الخطاب، حتى يستطيع إقناع القارئ بما تريد.

طريقة كتابة خاتمة الخطاب

• تُعد الخاتمة من أهم نقاط الخطاب التي يجب تواجدها فيه ولا يصلح بدونها.
• كتابة الخاتمة بعد سطرين تقريبًا من نهاية محتواه.
• لابد أن تحتوي على بعض الكلمات التي توحى بالشكر، والتي تكون معبرة عن الامتنان للجهة أو المصلحة الحكومية المرسل إليها الخطاب لكي يتم قبوله.
• إن ذكر كلمات الشكر تنبئ الشخص القارئ بانتهاء الرسائل من طلبه أو من مقصده من الخطاب.
• ومثال ذلك عبارة (ولكم جزيل الشكر والتقدير)، فهي من أشهر جمل الشكر التي تستعمل في مثل هذه الخطابات.

المختصين بكتابة الخطاب

إن مثل هذه الخطابات الرسمية تحتاج إلى كتاب متخصصين وبارعين في كتابتها، وهناك أشخاص يمتلكون القدرة العالية لكتابتها بشكل صحيح وسريع، وذلك لأنهم يمارسون الكتابة بشكل يومي ومتكرر، وأول هؤلاء المتخصصين هم المحامين ورجال العدل، فهم أسرع من غيرهم في الارتجال وكتابة هذه الخطابات بطريقة مميزة، فهم الذين يضعون الصيغة والشكل العام الذي يكون عليه الخطاب بجميع أنواعه.

أنواع الخطابات الرسمية

لابد أن نكون على علم أن تلك الخطابات مختلفة ومتعددة، ويمكن حصرها فيما يلي:

• خطاب رسمي موجه من جهة حكومية إلى شخص معين، للإنذار من شيء أو للإخبار بأمر ما.
• موجة من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى، لتنفيذ طلب محدد وكذلك للسماح بقيام أمر معين.
• كذلك الخطاب الموجه من أحد الأشخاص إلى جهة حكومية، يكون تابع لها أو عامل فيها.
• هناك عدة صيغ وأشكال لكل نوع من هذه الأنواع.

شاهد المزيد:- صيغة نموذج إقرار وتعهد بالمسؤولية جاهز للطباعة 2025

أشكال الخطابات الرسمية

يجب أولاً معرفة نوع الخطاب الموجه هل هو إلى جهة حكومية أخرى، أم إلى شخص بعينه لكي يتم تحديد الشكل المناسب والصحيح للخطاب، وتحديد الصيغة المناسبة له.

• يتم كتابة الخطاب في ورق أصفر أو أبيض سادة، لا يوجد فيه أي رسوم أو نقوش، ولا يجب أن يحتوي على أية شعارات خاصة بأي جهة من الجهات، أو وجود أشكال أخرى .
• يُفضل إذا كانت الكتابة على جهاز الموساد، أن تكون ببرنامج الوورد وأن يتم استعمال خط arial وحجم 16، أما إذا كانت بخط اليد فيفضل أن تكون باللون الأزرق لكي يتم التمييز بين أصل الكتابة وصورتها بعد ذلك.
• يجب أن تكون المسافة بين السطور متراوحة بين السطر والنصف سطر.
• يفضل كتابة الكلام في منتصف الورقة والتخلي عن وضع أية خطوط أو طارات، وكذلك البراويز أو ما يشبه ذلك.

أهمية كتابة الخطاب

• تُعد الخطابات الرسمية هي أحد أفضل وسائل التواصل بين الجهات الرسمية والمصالح الحكومية، وكذلك بين الأشخاص وهذه الجهات.
• تعمل على توفير الوقت والجهد واستغلال المسافة التي تستغرق في توصيل الخطابات والكلام بين كل هذه الجهات وبعضها.
• يُمكن الاحتفاظ بها كأحد أهم الوثائق العامة والقانونية التي يتم الرجوع إليها، وذلك عند الحاجة لنفي كلام معين أو إثباته.
• تُعتبر وسيلة سريعة تستخدمها جميع الدول في إعلان موضوع ما، أو الإخبار عن مشكلة معينة.
• يُمكن استخدام الخطابات الرسمية في المواضيع الاجتماعية أو السياسية.
• يُعد الخطاب التجاري هو أهم أنواع الخطابات الرسمية المستعملة في يومنا هذا.
• لا يقتصر استخدامها في موضوع محدد، لكن يتم استعمالها في موضوعات كثيرة ومهمة جدًا تخص الجهات الرسمية.