مفهوم الرقابة على المخزون
تعد الرقابة على المخزون من أهم الأمور التي تقوم بها الشركات والمؤسسات بهدف الحفاظ على رصيدها من السلع والمنتجات والحفاظ عليها من التلف أو السرقة أو غيرها من عمليات الغش التجاري.
الرقابة على المخزون
- يتم تعريف الرقابة على المخزون على إنه مجموعة الأنشطة التي يتم من خلالها متابعة العمليات المتعلقة بتخزين وحفظ البضائع والسلع وفق القوانين التي حددتها المؤسسة.
- يضمن الرقابة على المخزون حفظ البضائع وفق اشتراطات السلامة والآمن إضافة إلى التأكد من إجراءات الاستلام والصرف.
- تضمن الرقابة على المخزون استمرار عمليات الإنتاج وتوفير المواد الأولية بشكل مستمر يفي باحتياجات المؤسسة.
- تساعد عمليات الرقابة على المخزون في حفظ البضائع وتوفيرها للعملاء عند الطلب.
ما هو المخزون
- المخزون هو كافة السلع والمنتجات والبضائع التي تمتلكها الشركة والمؤسسة وتحتفظ بها في أماكن مخصصة بهدف إعادة بيعها خلال أوقات معينة بهدف الاستفادة منها لدعم الخطة الإنتاجية للمؤسسة.
- ويتم تصنيف المخزون من البضائع والسلع والمنتجات في الميزانية العمومية ضمن الأصول غير المتداولة والتي لم يتم بيعها ضمن الفترة المالية المحددة.
ولا يفوتك أيضًا:- ماهي أنواع الجرد المخزني
أنواع المخزون
ينقسم المخزون إلى ثلاثة أنواع هم:
- المواد الأولية: هي التي تحتفظ بها المنشآت الصناعية بكميات محددة وتعتمد عليها في إنتاج السلع والبضائع والمنتجات المصنعة.
- المواد النصف مصنعة: يتم الاعتماد عليها أيضًا في المصانع بهدف استخدامها للبيع بعد إجراء عدد من العمليات عليها لكي تتحول إلى سلع مصنعة ومفيدة.
- السلع والمنتجات: هي السلع التي تستخدمها المنشآت التجارية في عمليات البيع والشراء وتكون ذات تاريخ صلاحية محدد.
كيفية الرقابة على المخزون
يعد الجرد المخزني أحد أهم أساليب الرقابة على المخزون نظرًا لأنه يساعد في تحديد النواقص ويكشف عمليات السرقة من خلال مقارنة البيانات والإحصائيات المسجلة في دفاتر المخازن بالبيانات المسجلة في الدفاتر المحاسبية، وينقسم الجرد المخزني إلى ثلاثة أنواع:
- الجرد المستمر: يساعد الجرد المستمر في التقدير الصحيح لحجم المخزون من خلال طرح حجم المبيعات من حجم المشتريات ويضمن تسجيل كافة المشتريات في قائمة المخزون.
- الجرد الدوري: يحدث نهاية الفترة المحاسبية أي السنة المالية ويكون الهدف منه المراجعة والتقييم وهو يتم على جميع السلع والأفرع داخل المخزن وأثناء القيام به يمنع ادخال أية بضائع إلى المخزن أو إخراجها منه.
- الجرد المفاجئ: يحدث خلال أي وقت ويكون الهدف منه مراجعة الأداء داخل المخزن وتقييم أداء الموظفين وكشف عمليات السرقة.
أهداف الرقابة على المخزون
تهدف الرقابة على المخزون إلى:
- الجرد وتحديد قيمة المخزون وعناصره وأهم المواد والسلع التي يحتوي عليها.
- تحديد نقطة إعادة الطلب من خلال رصد أكثر السلع التي تحقق مبيعات ويكثر الطلب عليها.
- تحديد مستويات المخزون.
طرق الرقابة على المخزون
يمكن الرقابة على المخزون من خلال إتباع الخطوات التالي:
- احكام المراقبة على المخزون من خلال تركيب نظام مراقبة قوي ودقيق وغير قابل للتهكير.
- أن تكون مفاتيح المخزن مع شخص واحد فقط ويجب أن يتم اختياره بعناية كما يجب أخذ الضمانات عليه.
- التعرف على التاريخ المهني للعاملين في المخزن ومراقبة أدائهم بشكل مستمر.
- تصنيف السلع بشكل دقيق وفق أحجامها وأنواعها ومدى صلاحيتها وتاريخ انتاجها.
- حفظ السلع الصغيرة الحجم في أماكن محكمة لتجنب ضياعها.
- توفير الأجواء المناسبة لحفظ المخزون من التلف.
- اصدار الفواتير على كافة السلع الصادرة من المخزون.
- التعاقد مع إحدى شركات التأمين التي تقوم بإجراءات الحماية لتفادي تعرض المخزن لأي محاولات للهجوم أو السرقة.
أهمية الرقابة على المخزون
تكمن أهمية الرقابة على المخزون في تحقيق الكثير من المنافع منها:
- الاحتفاظ بالكمية المناسبة للمخزون السلعي وتفادي الاستثمار في كميات كبيرة قد تسبب خسائر أو كميات قليلة قد تتسبب في تعطل حركة الإنتاج.
- رصد مدى الطلب على السلع والتعرف على أكثر السلع مبيعًا وأقلها مما يساعد في وضع آليات لتحسينها وزيادة الطلب عليها.
- التخلص من المخلفات وبواقي السلع والتي قد تسبب تكدس وتحدث تلف في المخزون من السلع الآخر.
- المساعدة في جدولة الإنتاج بما يتفق مع حجم المبيعات والطلب على السلع.
- إعداد ووضع برامج البيع والإنتاج والتخزين.
- تساعد الرقابة على المخزون في تحديد نوعيات وكميات المواد اللازمة لإستمرار خطط الإنتاج.
- تساعد الرقابة على المخزون في احباط عمليات السرقة وكشفها ورصد أية مخالفات يقوم بارتكابها مسؤولي المخزن.
ولا يفوتك أيضًا:- طريقة عمل جرد للمخازن